業務改善の例

報告書、返信、照合。
毎週時間を取られる
仕事を自動化する。

領収書、シフト、給与計算、受付事務、売上予測。社長や担当者の時間を奪っている仕事から、中小企業が少ない件数で試せる自動化の例を紹介します。

29 の業務改善例経理から現場、顧客対応まで。

業務自動化の例

まず、負担が大きい仕事の
自動化から見てください。

毎月必ず来る作業、家族やベテラン社員に寄っている作業、外注前の整理で止まる作業。人を増やす前に自動化できる仕事を上位に並べました。

医療機関の受付事務とカルテ入力を支える業務改善イメージ 医療

カルテ作成の下準備を自動化し、医師の業務が2〜3時間(1日当たり)減りました。

浮いた時間を、診察・説明・経営判断に使える状態へ

問診内容や受付メモを整理し、カルテ入力の下書きや確認リスト作成を自動化します。医師の浮いた数時間を、患者さんへの説明、診療の質の向上、スタッフ教育、経営の見直しに使えます。

会計・経理の領収書整理を進める業務改善イメージ 会計・経理

領収書をスマホで撮り、読み取り・転記・仕訳の下準備を自動化する

会計士へ渡す情報整理を自動化し、月末に探さない形へ

携帯電話で撮った領収書や請求書の写真をクラウドへ集め、OCR(光学文字認識)で日付、金額、取引先、税区分の候補を読み取ります。転記と仕訳の下準備を自動化し、会計士へ渡す情報を整理できます。

飲食店の売上予測と仕込み量を考える業務改善イメージ 飲食店

イベント、天候、前年データから売上予測を自動化し、仕込みとシフトを整える

勘だけに頼らず、準備量と人員の判断材料を自動で出す

周辺や近県のイベント、人出の見込み、天候の影響、前年同時期の売上を見比べ、売上予測を立てます。仕込み量、発注、シフト調整に役立つ材料を自動化できます。

食品・小売の価格比較と棚卸しを進める業務改善イメージ 食品・小売

他社価格と集客状況を調べ、棚卸し作業まで自動化する

価格、集客、在庫の確認を早めて競争力を上げる

他社との価格比較や周辺の集客状況をリアルタイムで調査し、自社の商品、価格、売り方を見直す材料を作ります。棚卸し作業も効率化し、在庫確認に取られる時間を減らせます。

希望休とスキルを見ながらシフト案を整える業務改善イメージ 各業種共通

休み希望とスキルを見ながら、偏りの少ないシフト案作成を自動化する

店長、院長、現場責任者の組み直しを減らす

休み希望、出勤可能日、スキルレベル、配置ルールをもとにシフト案作成を自動化します。特定の人に負担が寄る日を見つけ、調整のたたき台を出せます。

タイムカードから給与明細表へ入力する業務改善イメージ 各業種共通

タイムカードを読み取り、自社仕様の給与明細表への入力を自動化する

外注前の集計・転記を自動化して減らす

タイムカードや勤怠表を読み取り、残業、手当、控除など自社の計算ルールに合わせた明細表へ入力します。外注先へ渡す前の整理や、社内確認の手間を減らせます。

情報セキュリティを考慮したAI導入の業務改善イメージ セキュリティ

防衛システム設計経験をもとに、安全なAI自動化を進める

自作の自動化システムに残りやすい穴を、設計段階で防ぐ

政府の防衛システム設計を担ってきた担当者が、権限管理、保存先、入力してよい情報、外部サービスの使い分けまで確認します。便利さだけで進めず、情報セキュリティを考慮したAI導入を徹底指導できます。

FAX注文と商品情報を照合する受注業務の改善イメージ 食品・資材卸の受注

FAX注文の再入力を減らし、納期の返事を早める

問題のない注文は打ち直さず、読みにくい箇所だけ調べる

FAXの内容が基幹システム用のデータへ転記されるため、担当者は全項目を打ち直さずに済みます。読みにくい文字と納期だけを調べ、欠品連絡や納期回答へ早く移れます。

通話後の応対履歴を作る電話受付業務の改善イメージ 電話受付・顧客対応

電話を切ると応対履歴ができ、折り返しの約束を忘れない

電話後の入力を減らし、折り返し漏れを防ぐ

通話音声から応対履歴の下書きを作るため、担当者は紙メモを全文入力せずに済みます。折り返し時刻と担当部署を確かめ、次の電話へ移れます。

食品原材料ラベルの期限を在庫表へ記録する業務改善イメージ 食品工場・原材料管理

入庫の打ち直しを減らし、期限の近い原材料を製造前に見つける

二重入力を減らし、期限接近品の使い忘れを防ぐ

ラベルを撮影すると期限日、ロット、数量の入力候補が表示されます。入庫担当は在庫表へ打ち直さず、品質管理担当は読みにくい文字と期限異常だけを現物で調べられます。

建築・点検・現場型の業務改善イメージ 建築・点検・現場型

車に戻った時点で、報告書と連絡文の下書きまで進んでいる

1案件45〜60分の作成を、15〜20分の修正へ

現場写真から報告書と連絡文の下書きができるため、帰社後の作業は45〜60分から15〜20分の修正へ。顧客への一次報告と協力会社への依頼を当日中に進められます。

町工場・製造業の業務改善イメージ 町工場・製造業

見積前の転記を減らし、加工方法と価格の検討を早く始める

資料探しを減らし、顧客への質問と価格検討を早める

図面や過去単価を何度も開かず、不足条件だけを原本で調べます。社長は加工方法と粗利の検討へ早く移り、顧客への質問が夕方まで遅れるのを防げます。

店舗・多拠点・サービス業の業務改善イメージ 店舗・多拠点・サービス業

返品条件をその場で調べ、お客様の待ち時間と店長への呼び出しを減らす

紙マニュアルを探さず、通常の質問へその場で回答

スタッフは返品条件や在庫の調べ方を接客中に検索できます。通常の質問で店長を呼ぶ回数が減り、返金や取り寄せが必要な場合だけ相談できます。

EC・小売・食品製造の業務改善イメージ EC・小売・食品製造

急ぎの苦情を見逃さず、定型質問への返信を午前中に終える

返金相談・強い苦情・写真不足を始業時に表示

注文履歴やFAQを毎回開かずに定型質問へ返信できます。担当者は返金相談や強い苦情を早く見つけ、待たせている顧客への連絡に時間を使えます。

BtoB営業・不動産・士業の業務改善イメージ BtoB営業・不動産・士業

商談当日の宿題を早く返し、見送り案件への連絡漏れを防ぐ

当日フォローと再提案日を残す

商談で約束した資料を当日中に返しやすくなります。見送り案件にも次回連絡日が残るため、追客漏れを防ぎ、前回の続きから提案できます。

製造業・品質管理の業務改善イメージ 製造業・品質管理

不良の疑いがあるロットを出荷前に調べ、原因究明を翌朝すぐ始める

出荷を止める範囲を早く決め、不良品の流出を防ぐ

翌朝に写真や紙メモを探し直さず、不良が出たロットと工程から調査を始められます。責任者は出荷を止める範囲を早く決め、原因究明と顧客への説明へ進めます。

請求書と入金明細の照合を支援する業務改善イメージ 売掛金管理・月末経理

金額違いと未入金だけを調べ、月末の消込と取引先への連絡を早く終える

金額違いと未入金だけ調べる

金額が合う入金はそのまま消込へ進め、名義違い・一部入金・未入金だけを調べます。全件を見直す時間が減り、取引先への連絡も月末のうちに始められます。

採用・応募受付の業務改善イメージ 採用・応募受付

週末に届いた応募へ月曜午前中に返信し、候補者を待たせない

月曜午前中の初回返信を目指す

履歴書と面接官の予定を何度も開かず、不足書類がある候補者だけを調べます。採用担当は月曜午前中から返信と日程調整を進められます。

採用・面接の業務改善イメージ 採用・面接

面接メモの転記を減らし、採用会議と候補者への連絡を早める

3人の評価根拠と追加質問を1枚で比較

面接官3人のメモから評価根拠と未確認の質問が分かります。採用担当は資料を読み直さず、評価が分かれた点を話し合い、候補者へ早く連絡できます。

不動産管理・修繕の業務改善イメージ 不動産管理・修繕

夜間の修繕連絡から緊急度を見極め、必要な対応を早く決める

1件15〜25分の聞き取りを圧縮

夜中に物件台帳や修繕履歴を探し回らず、入居者へ早く折り返せます。管理担当は水漏れの広がりを調べ、必要な業者を被害が拡大する前に手配できます。

保険代理店の事故受付業務を改善するイメージ 保険代理店・事故受付

電話を切る前に、まだ聞けていないことが分かる

お客様への次の案内が早まる

聞き漏らしに電話中に気づけるため、お客様へのかけ直しを減らせます。必要な写真や書類をその場で案内し、保険会社への事故連絡も早く始められます。

介護・訪問サービスの業務改善イメージ 介護・訪問サービス

夕方の申し送りで、未対応と家族連絡が利用者ごとに分かる

家族への返答漏れを減らし、次回訪問の注意点を伝えやすく

紙メモや訪問記録から未対応の家族連絡を拾い、次回訪問の注意点と一緒に表示します。責任者は記録探しを減らし、その日のうちに返答と申し送りを進められます。

農業・産直出荷の業務改善イメージ 農業・産直出荷

注文数と収穫量の差を朝に出し、箱詰めの手戻りを減らす

数量不足を箱詰め前に把握

足りない品目と連絡が必要な顧客が箱詰め前に分かり、担当者は注文を探し直さず、梱包と代替品の連絡を進められます。

宿泊・観光の業務改善イメージ 宿泊・観光

海外客への返信を早め、食事制限や到着変更を朝番へ伝え忘れない

英文の読み直しと申し送りへの再入力を減らす

返信案と朝番への申し送りが同時にできるため、夜勤担当は同じ外国語メールを読み直して転記せずに済みます。宿泊客へ早く返事ができ、到着変更や食事制限も次の担当者へ伝えられます。

美容サロン・予約管理の業務改善イメージ 美容サロン・予約管理

予約変更や薬剤の注意を見落とさず、来店前に提案と施術準備を終える

予約変更と前回メモを来店前に読める

予約表と紙カルテを何度も開かず、時間変更、薬剤の注意、未返信の連絡を来店前に把握できます。スタッフは色味の提案と施術準備を早く始められます。

士業・契約書確認の業務改善イメージ 士業・契約書確認

最新の法令情報を確認しながら、契約書下書きを自動化する

責任者の時間を、より重要な判断に使う

最新の法令情報や社内のひな形を確認しながら、契約書の下書きや変更点の整理を自動化します。責任者は文章の作成に追われず、リスク判断、条件交渉、最終確認に時間を使えます。

学習塾・習い事の業務改善イメージ 学習塾・習い事

保護者連絡をその日のうちに終え、欠席返信と宿題の伝え忘れを防ぐ

欠席返信・宿題連絡・振替期限を家庭別に表示

授業メモ、欠席、宿題状況をもとに、保護者連絡の下書きまでまとめます。

物流・配送の業務改善イメージ 物流・配送

積載量、配送ルート、担当者ごとの仕事量を最適化する

配車、整備、安全管理をまとめて見える化する

積載量と配送ルートを見ながら、担当者ごとの仕事量が偏らないように調整します。車両の整備記録とメンテナンス時期も管理し、必要な確認をアラート通知できます。安全管理の抜けを減らし、無理のある運行を早めに見直せます。

購買・仕入先比較の業務改善イメージ 購買・仕入先比較

3社の送料込み総額と納期差を比べ、選定理由を上長へ示す

見積の開き直しを減らし、条件の合わない会社を発注前に除外

送料を含めると高くなる見積や、希望納期に間に合わない会社が分かります。購買担当は見積書を何度も開かず、上長への相談と取引先への確認を早く進められます。

各事例は、業務改善の考え方を紹介する匿名ケースです。特定企業の成果や、当社サービスの導入実績を示すものではありません。

AI自動化の仕組み

AIは、いつもの仕事の途中で下書き作成と整理を自動化します。

1時間がかかる工程を一つ選ぶ

問い合わせを受けた後、現場から戻った後、月末の照合前など、毎回止まりやすい箇所を選びます。

2使う資料と自動化の範囲を決める

メール、写真、PDF、Excelのどれを読み、何を報告書や一覧にするか決めます。

3仕事の途中で下書き作成を自動化する

資料を読み込ませると、決めた項目に沿って報告書、一覧、返信案ができます。

4担当者が内容を承認する

経理は金額、現場責任者は安全、顧客対応担当は送信文面を見てから仕事で使います。

相談

自社業務を自動化する

写真、メール、Excelなど、普段使っている資料から始められる1業務を一緒に選びます。